「最高品質の会議術」(著:前田鎌利)を読んで得た気付きと実践

2019年7月7日

こんにちは、エレガントなワークライフバランス事務局の月光です。

皆さんは会議にどの位時間を費やしていますか?
ほとんどのビジネスパーソンはかなりの時間を会議に費やしているのではないでしょうか?

今回読んだ『最高品質の会議術』は「毎日会議漬けで自分の仕事をする時間が無くて困っている」という方には一読の価値があります。

本書概要とおすすめポイント紹介

本書籍『最高品質の会議術』は毎日会議ばかりやっていて自分の仕事が回っていない方や、長々やっても大したことが決定されない会議にうんざりしている方におすすめです。

著者の前田鎌利氏は書道家でありながら元ソフトバンクのマネージャーという異色の経歴を持つ方です。
ソフトバンクの孫正義社長に叩き込まれた会議術を惜しげもなく披露してくれています。

例えば以下のノウハウが得られます。

定例会議は30分で完結させる。
インプット15分、アウトプット15分
会議とは意思決定の場である。
意思決定はスピードが命。
部下が自ら考える場にする。
少人数ミーティングで早く回す。
議題は事前送付が基本
議事録は統一フォーマットを使う。
ファシリテーションは持ち回りでやらせる。

ざっと上げるだけでもこれだけあります。実践したら世界が変わりそうですよね。

実際に読んでみて気になったハイライトをコメント付きで紹介します。

私のハイライトとコメント

会議とは、「関係者が集まって相談をし、 物事を決定すること」(『大辞泉』小学館)ですから、会議のリターンとは「意思決定」にほかなりません。・・・では、「よい意思決定」とは何か? まず第一に、「速い」ことです。

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月光

会議とは!意思決定をする場!この当たり前のルールをどのくらいの方が熟知しているのでしょうか。まさに目から鱗です。意思決定を速くしたいから会議を開く、この流れがいい、実にいいってことですね。

100点ではなく70点の意思決定をめざすことによって、スピードと意思決定の精度を両立させるわけです。

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月光

完璧な調整をするよりも70点でいいから速く動け!ってことですね。判断基準を明確にしておくとダラダラ会議を延長しないで済みますね。早くも実践したい内容盛りだくさんですな。

少人数ミーティングでどんどん意思決定していくことです。定例会議にかける必要があるのは、メンバー全員で認識を統一する必要性が高い案件のみ。それに当たらない場合には、少人数ミーティングの場で、マネジャーが自らの権限においてどんどん意思決定していくべきなのです。

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月光

課内定例って基本全員参加ですよね。でも全員で1~2時間掛けても大した意思決定が出来ていない様な気がします。それよりも少人数ミーティングでやるべきアクションアイテムをどんどん積み上げていく方が有益ですよね。

定例会議の場で、メンバーを観察する心の余裕をもつことです。たとえば、ディスカッションの場ではファシリテーターを部下に任せて、自分は議論の推移とメンバーの状態の観察に比重を置くといった工夫をするといいでしょう

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月光

定例会議だとどうしても上長中心で話が進んでしまいがちですよね。ファシリテーターを部下に任せるってアイデアは案外いいかもしれません。その際上長は場全体の流れを観察するとよいって話です。

「インプット+アウトプット」の2部構成にしました。それぞれ、「基本的に15分以内」という制約を設けて、「15分×2=30分会議」になるようにしたわけです。

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月光

わかりやすいメソッドですね。でも30分で果たして終わるのだろうか?って疑問湧きますよね。私はまず報告のみの案件をすべてメールにして議論すべき点のみを会議で実施するようにしたいと考えています。こうすることで30分会議を実現したいと考えています。

「議事録」において重要なのは、「結論」「ネクストステップ(期日)」「担当者」の3点を明確に記すことです。しかも、一目で理解できるように、文章ではなく要点だけを箇条書きで記す。これが機能する議事録の要件です。

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月光

議事録って苦手です。だって作るのに時間掛かる割に大して役に立っていないから。。でも上記の三点「結論」「ネクストステップ(期日)」「担当者」を箇条書きで書くだけなら時間も掛からないし、残件管理も分かりやすいです。是非実践したいところです。

チーム内の会議の資料には手間をかけないのが鉄則ですから、多少読みづらかったとしても、アペンディックスには元データを貼り付けるだけで十分でしょう。

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月光

会議自体を短くすることも大事ですが、その準備を短縮することはワークライフバランスとしてさらに重要です。会議だらけの人はこの会議準備も大きな負荷になっており、それゆえまともな管理業務や通常業務が出来ないと考えられます。

メンバーが何らかのトラブルを生み出した場合であれば、その責任追及などは脇に置いて、まずはトラブルの解消策に集中する。そして、トラブルを乗り越えて、いかに目標達成を成し遂げるかに全力を注ぐ。そのためにリーダーシップを発揮するのが、マネジャーの仕事なのです。

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月光

なにかトラブルが発生すると「何やってんだよ!」と追及したくなります。でもそれではマネージャー失格です。「失敗した部下を叱って何が悪いんだ!?」と怒る方もいると思いますが、この本ではそれよりもトラブル解消を職場全員で対応し達成感を味わうことがもっとも重要と述べられています。冷静な対応がマネージャーには常に求められていますね。

意思決定権限をもつのはマネジャーなのですから、多数決は単なる責任逃れ。自らの責任において意思決定する。これが、絶対的な鉄則であることを忘れてはなりません。

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月光

なんでも多数決がいいとは限らない、最終的にはマネージャーの意思決定がすべてという話です。難しいところですが明らかに少数派意見であってもマネージャーが少数派意見を優先したらそれが決定事項です。それほど絶対的だ、という立場なのですね。

何かを決めるときには決断しなければならない。決断するとは「決めて、断つ」ことを指します。

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月光

決断とは!決めて断つこと!これは格言ですな。決めたら余計なことは断て、ということです。

メンバーがモチベーションを上げるために最も重要なことは何か? それは、自らが考えた施策を、自らの力で実践して、成功を収めることです。

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月光

人に言われたことをただやる仕事ってつまらないですよね。やはり自分のアイデアが通るとワクワクします。モチベーションは自発的行動からしか生まれないってところは共感出来ますよね。

チーム内のあらゆる会議、あらゆる場面で「遠慮はするな、謙虚であれ」という姿勢を当然のこととして求める。これも、チーム内の会議を活性化するうえでも、部下を育成するうえでも非常に重要なポイントなのです。

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月光

「遠慮はするな、謙虚であれ」は特に若手で大人しい社員に向けて声を大にして言いたいことですよ!議論を活性化させるために役職や年齢など気にしていてはうまくいきません。全員参加の会議があったら堂々と遠慮なく行きましょう。

現場の情報を伝えるときには、次の2点に留意します。 ①リアリティのある具体的な数字を定量的に示す。 ②定性的な要素であっても、ロジカルかつシンプルに説明する。

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月光

定量的、且つ定性的な説明。まさにロジカルですね。特に技術的な業務に携わる方はこの定量的、定性的というキーワードは肝です。

「返報性の法則」とは、「相手に対して何らかの価値あるものを提供することで、相手が自分に対して報いなければならないと強く感じること」です。

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月光

相手に報いて欲しければ、まず自分から相手に価値ある情報を提供する。ギブアンドテイクではなく、ギブ!ギブ!ギブでひたすら価値を提供しましょう。ただ仕事投げるだけではなく明確なアウトプットイメージを確認するのが大事ですね。

重要なのは、これらの会議を自らコントロールすることです。間違っても、朝からひらすら会議をハシゴして時間を費やす“会議ジプシー”に陥ってはなりません。

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月光

会議ジプシー・・・なんだか自分にしっくりくる言葉です。放っておいたら一週間に20時間以上は会議になります。これをコントロールして新たな時間を算出する、この本を読んで実践すべきと考えました。

今日からはじめるワークライフバランス

この本を実際に読んでみて以下のことを今日から実践してみたいと感じました。

  1. 会議は原則30分間で終わらせる。インプット15分、アウトプット15分。
  2. 議事録は「結論」「ネクストステップ(期日)」「担当者」を箇条書きで書く。
  3. 会議準備は必要最小限に抑える。
  4. 「遠慮はするな、謙虚であれ」で会議活性化させる。
  5. 部下をファシリテーターにしてマネージャーは俯瞰して観察する。

会議が多い、長い、無駄が多いとお嘆きの方、是非『最高品質の会議術』を読んでみてください。目から鱗のテクニックやマインドが得られますよ。

ここまで読んで頂き誠にありがとうございました。


最高品質の会議術 [ 前田 鎌利 ]